Fremtidens kontor

Slik planlegger du flytting til aktivitetsbasert kontor

Det er mange fordeler med å flytte til et aktivitetsbasert kontor – så lenge det er riktig planlagt. Konsulentfirmaet GoToWork har solid kunnskap om emnet og deler noen tips til hvordan du bør tenke.

Aktivitetsbaserte kontorer passer i prinsippet for alle organisasjoner. Man jobber mer moderne, deler ressurser som kunnskap og medarbeidere på en bedre måte og står bedre rustet for endringer. Med god planlegging kan det bli riktig vellykket!

Sjekkliste

Finn ut hva dere ønsker å oppnå med et aktivitetsbasert kontor.
Ledelsen må ta strategiske beslutninger helt fra starten. Still dere spørsmålet “Hvordan ønsker vi å jobbe i fremtiden – hva er drømmesituasjonen?”.

Opplev tre forskjellige kontorløsninger på vårt prosjekt Valle i 360°. Les mer her: valleforalle.no

Gjennomgå behovene, både eksisterende og fremtidige.
Dette varierer fra bransje til bransje. Her snakker vi ofte om aktivitetsmønstre: Hva dere gjør hver dag, hvor mange møter og telefonsamtaler det blir, hvor formelt/uformelt dere ønsker å jobbe og så videre. Se også på bevegelsesmønstrene: Hvor store og hvor mange områder trenger dere, hvor mye variasjon krever det? Tenk på at ulike arbeidsoppgaver stiller ulike krav til plass og rom. Her kan det være nyttig å skape personas som et utgangspunkt, slik at det blir enklere å kartlegge hvordan forskjellige personer beveger seg på kontoret i løpet av en dag.

Tenk soner.
Planlegg med tanke på at visse områder kan tåle mer forstyrrelser mens andre områder skal være stille. Reflekter over hvilke typer møbler som kan avskjerme og ramme inn disse områdene.

Bygg inn fleksibilitet.
En overgang til aktivitetsbaserte kontorer innebærer gjerne en reduksjon av antall kvadratmeter, men vær ikke altfor gjerrig med plassen. Et skrivebordsbelegg på 30 prosent betyr ikke at man skal ha nøyaktig så mange skrivebord. Da føles kontoret straks trangt og overfylt. Lokalene må ha fysiske soner å velge mellom for ulike arbeidsoppgaver samt teknologi som støtter en fleksibel måte å jobbe på. En høy grad av variasjon legger til rette for et vellykket kontor.

Lag et målbilde for utformingen av kontoret.
Bruk kunnskapen dere har samlet vedrørende aktivitets- og bevegelsesmønstre til å utforme de fysiske arealene.

Formidle tydelig til organisasjonen hvorfor et aktivitetsbasert kontor er bra nettopp for dere.
Vær så konkret som mulig, slik at dere får medarbeiderne med dere. En flytting er en stor omstilling, særlig hvis medarbeiderne er vant til å ha egne kontorer. Det gjelder å få medarbeiderne til å føle seg trygge på at beslutningen er riktig samt å lytte og håndtere eventuelle bekymringer.

Unngå ødeleggende feil

Viktigheten av planleggingsarbeidet kan ikke understrekes godt nok. Det danner grunnlaget for hvordan medarbeiderne har det på jobben etter at flyttingen er en realitet. Bruk tid på å utarbeide en egen løsning som passer for nettopp deres firma. Det er nemlig lett å gjøre feil som kan få store konsekvenser. Se bare her på noen vanlige feil som gjør planleggingen av aktivitetsbaserte kontorer mindre vellykket:

  • Man bruker ikke tid på å opprette et godt målbilde.
  • Man kopierer det andre har gjort og kopierer det.
  • Man involverer ikke alle i prosjektet – medarbeiderne føler seg overkjørt og har ikke fått klare svar på hvorfor flyttingen er bra for dem
  • Man klarer ikke å organisere kontoret på en god måte med flere soner og støtter dermed ikke ulike typer aktiviteter

Tenk dessuten på at det tar mellom seks måneder og to år å omstille seg til et aktivitetsbasert kontor. Det er lett å tro at bare man har bestemt seg for en aktivitetsbasert løsning, går alt av seg selv – det er ikke riktig.

Les mer om vårt kontorkonsept Future Office.

Bent Roar Ekse
Utleiesjef i NCC Property Development